Pengawasan (Controlling)

12/16/2014 Unknown 0 Comments

Definisi Konseptual

• Control is a assurance that the performance can form to plan. “Kontrol adalah jaminan bahwa kinerja sesuai dengan rencana”.
• Control is to determine what is, evaluate it, and apply corrective measuress, if needed, to insure result in keeping with me plan. “Kontrol adalah untuk menentukan apa itu evaluasi, dan menerapkan langkah-langkah perbaikan, jika diperlukan untuk memastikan hasil sesuai dengan yang direncanakan”.

Jadi, pengawasan adalah suatu proses pemantauan untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan untuk mengambil suatu keputusan.

Pembahasan
a) Fungsi Pengawasan (Monitoring)
Terdapat beberapa fungsi pengawasan menurut Ernie dan Saefullah, yaitu :

• Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai dengan indikator yang ditetapkan.
• Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.
• Melakukan berbagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan.

b) Sistem Pengawasan

• Sistem Komperatif

Langkah-langkah pengawasan melalui sistem komperatif, yaitu :
-       Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan
-       Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana awal
-       Mengadakan analisa terhadap perbdaan-perbedaan
-       Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung jawabnya.
-       Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan.

• Sistem Verifikatif

Langkah-Langkah pengawasan melalui sistem verifikatif, yaitu :
-       Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
-       Membuat laporan secara periodik terhadap hasil pemeriksaan.
-       Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.
-       Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.

• Sistem Inspeksi

Inspeksi bertujuan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan dan memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan, dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.

• Sistem Investigasi

Hasil laporan dari sistem ini bersifat hipotesa (dugaan sementara). Sistem ini menitik beratkan penelitian yang lebih mendalam terhadap masalah yang bersifat negatif.
Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah :
-     Pengumpulan data
-     Menganalisa/mengolah data
-     Penelitian terhadap data tersebut
-     Kemudian hasil penelitian nya diambil keputusan.

c) Objek Pengawasan
Objek Pengawasan merupakan hal-hal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana.
Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu :

• Kuantitas dan kualitas program, yaitu barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan atau program tersebut.
• Biaya program, menggunakan tiga macam standar yaitu :

-       modal yang dipakai,
-       pendapatan yang diperoleh, dan
-       harga program.

• Pelaksanaan (Implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu, tempat, dan proses pelaksanaan.
• Hal-hal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada hal-hal khusus yang ditetapkan oleh pimpinan atau manajer.

d) SOP Pengawasan
Didalam pengawasan terdapat tujuan dari SOP pengawasan yaitu untuk pedoman agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ada.
Dan Manfaat Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) adalah sebagai pedoman bagi seluruh anggota pengawasan dalam melaksanakan tugas dilapangan.

e) Pengawasan Efektif
Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem pengawasan.
Menurut Stoner didalam pengawasan yang efektif haruslah memenuhi persyaratan, yaitu :

• Ketepatan
• Sesuai waktu
• Objektif dan Komprehensif
• Fokus pada titik pengawasan strategis
• Realistissecara ekonomis
• Luwes
• Realistis secara organisatoris
• Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
• Perspektif dan operasional
• Dapat diterima para anggota orgsanisasi.

Sedangkan menurut Schermerhorn, persyaratan pengawasan yang efektif itu yaitu :

• Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil
• Berbasis informasi
• Tidak kompleks
• Cepat dan berorientasi perkecualian
• Dapat dimengerti
• Luwes
• Konsisten dan struktur organisasi
• Jujur dan objektif
• Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri
• Positif mengarah ke perkembangan, perubahan dan perbaikan.

f) Cara-Cara Mengawasi
Pengawasan yang efektif dilakukan oleh seorang atasan, maka haruslah terkumpul fakta-fakta di tangan pemimpin yang bersangkutan.
Agar pengawasan efektif, maka ada beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta yaitu :

• Peninjauan pribadi
• Interview atau lisan
• Laporan tertulis
• Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa.

g) Faktor-Faktor yang Membuat Pengawasan di Perlukan
Di dalam sebuah organisasi membuat pengawasan sangat diperlukan, membuat pengawasan diperlukan faktor-faktor. Faktor-faktor nya yaitu :

• Perubahan lingkungan organisasi
• Peningkatan kompleksitas organisasi
• Kesalahan-kesalahan
• Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.