Knowledge Management


Definisi Konseptual Knowledge Management
  • Menurut Horwitch dan Armacost (2002), manajemen pengetahuan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung strategi bisnis.
  • Menurut Santoso dan Surmach (2001), manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai – nilai dari intelectuall dan aset yang berbasiskan pengetahuan.
  • Menurut Shelda Debowski (2006) Knowledge management adalah proses dalam mengidentifikasi, menangkap, mengorganisasi dan menyebarkan aset-aset intelektual yang sangat penting untuk kinerja jangka panjang organisasi
Pembahasan

 a) Pengertian Knowledge Management
Knowledge Management ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari dalam sebuah organisasi.
Kegiatan ini ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Konsep Knowledge Management ini meliputi pengelolaan Sumber Daya Mansuia (SDM) dan teknologi informasi (IT). Tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis.

 b) Jenis-Jenis Penerapan Knowledge Management

  • Tacit Knowledge adalah Manajemen pengetahuan yang sulit dilihat secara kasat mata atau bersifat personal, karena tidak terlihat dalam bentuk tulisan namun dapat terukur melalui kinerja seseorang. Jenis penerapan ini dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikembangkan.
                                                                   

  • Explicit Knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah dikomunikasikan dan dibagi. Menurut Polayi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, maka explicit knowledge justru harus berganung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit. Jadi semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Penerapan ini lebih mudah karena diperoleh dalam bentuk tulisan sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
c) Elemen-Elemen Knowledge Management
 Di dalam Manahemen pengetahuan terdapat beberapa elemen-elemen, diantaranya yaitu :

  • People
Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.

  • Technology
Teknologi Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

  • Processes
               Processes terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

 d) Tujuan Penerapan Knowledge Management
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

  • Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
  • Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
  • Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
  • Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.
Pengantar Manajemen Pendidikan
Share:

Manajemen Perubahan


Definisi Konseptual Knowledge Management
“Change management is a systematic approach to dealing with change, both from the perspective of an organization and on the individual level”. Manajemen perubahan adalah pendekatan sistematis untuk menghadapi perubahan, baik dari prespektif organisasi dan pada tingkat individu.
“Change management is an approach to transitioning individuals, teams, and organizations to a desired future state”.Manajemen perubahan alah sebuah pendekatan untuk transisi individu, tim, dan organisasi untuk keadaan masa depan yang diinginkan.
Manajemen perubahan yaitu suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, saran dan sumber daya yang diperlukan untuk memengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut.
Jadi, manajemen perubahan adalah Proses pendekatan secara sistematis dimana perusahaan menghadapi perubahan yang akan mempengaruhi pola pikir individu, tim, dan organisasi yang menerapkan pengetahuan, saran dan sumber daya yang diperlukan  untuk masa depan yang diinginkan.

Pembahasan

a) Mazhab Perubahan
Mahzab perubahan adalah isitilah dari bahasa Arab, yang berarti jalan yang dilalui dan dilewati, sesuatu yang menjadi tujuan seseorang baik konkret maupun abstrak.
Jadi mahzab perubahan adalah jalan atau cara peralihan dari waktu ke waktu.
Manajemen perubahan memiliki beberapa Mahzab adalah sebagai berikut :

  • Manajemen Tradisional
Manajemen tradisional adalah manajemen yang pada mulanya berkembang secara alamiah yang berorientasi fisik dan berprinsip kepada garis keturunan.
Manajemen Tradisional memiliki beberapa ciri, diantaranya yaitu :
-     Tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja
-     Manajer mengalami kesulitan-kesulitan dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku yang rasional.
-     Karyawan bertanggung jawab atas perkerjaan tertentu yang berulang-ulang.

  • Manajemen Klasik
Manajemen klasik timbul dari kebutuhan akan pedoman untuk mengelola organisasi yang kompleks, misalnya sebuah pabrik. Manajemen itu tidak dilahirkan, tetapi dapat diajarkan, asalkan prinsip-prinsip yang ada mendasari dan teori umum manajemen dapat diterapkan.
Para ahli teori manajemen klasik dibatasi oleh pengetahuan pada zamannya, namun banyak dari teori klasik itu tetap bertahan sampai sekarang. Manajemen klasik masih diterima sampai sekarang karena membuat pemisahan kerja.
Menurut Fayol ada 14 prinsip manajemen yang merupakan kebenaran universal yang merupakan prinsip umum manajemen, yaitu :
-     Pembagian Kerja
-     Otoritas
-     Tata Tertib
-     Kesatuan Komando
-     Kesatuan Arah
-     Subrodinasi kepentingan-kepentingan individu terhadap kepentingan umum
-     Balas jasa
-     Sentralisasi
-     Hierarki
-     Tatanan
-     Kesamaan
-     Kemantapan para karyawan dalam pekerjaan
-     Inisiatif
-     Semangat

  • Manajemen Hubungan Manusiawi
Teori hubungan manusia adalah teori yang menggambarkan cara-cara bagaimana manajer berhubungan dengan bawahannya. Aliran ini muncul karena manajer melakukan pendekatan klasik yang tidak dapat dicapai dengan keserasian sempurna.
Aliran ini untuk memperkuat aliran klasik, yaitu dengan menambahkan wawasan social dan psikologi.
Menurut Hugo Munstenberg, produktifitas dapat ditingkatkan denga 3 jalan yaitu :
-       Menemukan orang yang terbaik
-       Menciptakan kondisi psikologis dan pekerjaan yang terbaik
-       Menggunakan pengaruh psikologis untuk mendorong karyawan

  • Manajemen Modern
Manajemen modern adalah perluasan dari manajemen ilmiah yang mulai berkembang sejak tahun 1940an dan banyak menggunakan manajemen sains atau manajemen operasi sebagai pendekatan ilmu manajemen yang banyak menggunakan ilmu matematika, dan fisika untuk memecahkan masalah operasional. Tujuan dari manajemen sains adalah untuk memberikan landasan kuantitatif dalam pengambilan keputusan (Gibson, Donelly. Ivancevich 1996) .
Dalam manajemen modern, konsep manajemen dibagi menjadi :
-     Manajemen berdasarkan hasil
-     Manajemen berdasarkan tanggungjawab social
-     Manajemen berdasarkan sasaran
-     Manajemen berdasarkan pengcualian
-     Manajemen terapan

b) Teori dan Model Perubahan
Perubahan-perubahan sosial akan terus berlangsung sepanjang masih terjadi interaksi antarmanusia dan antarmasyarakat.
Perubahan sosial terjadi karena adanya perubahan dalam unsur-unsur yang mempertahankan keseimbangan masyarakat, seperti perubahan dalam unsurunsur geografis, biologis, ekonomis, dan kebudayaan. Perubahan-perubahan tersebut dilakukan untuk menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang dinamis.
Adapun teori-teori yang menjelaskan mengenai perubahan sosial adalah sebagai berikut :

  • Teori Evolusi
Teori ini pada dasarnya berpijak pada perubahan yang       memerlukan proses yang cukup panjang, dan terdapat beberapan tahapan yang harus dilalui untuk mencapai perubahan yang diinginkan.
Teori evolusi di golongkan kedalam beberapa kategori, yaitu :
-     unilinear theories of evolution
Teori ini berpendapat bahwa manusia dan masyarakat termasuk kebudayaannya akan mengalami perkembangan sesuai dengan tahapan-tahapan tertentu dari bentuk yang sederhana ke bentuk yang kompleks dan akhirnya sempurna. Pelopor teori ini antara lain Auguste Comte dan Herbert Spencer.
-     universal theories of evolution, dan
Teori ini menyatakan bahwa perkembangan masyarakat tidak perlu melalui tahap-tahap tertentu yang tetap. Kebudayaan manusia telah mengikuti suatu garis evolusi tertentu. Menurut Herbert Spencer, prinsip teori ini adalah bahwa masyarakat merupakan hasil perkembangan dari kelompok homogen menjadi kelompok yang heterogen.
-     multilined theories of evolution.
Teori ini lebih menekankan pada penelitian terhadap tahaptahap perkembangan tertentu dalam evolusi masyarakat. Misalnya mengadakan penelitian tentang perubahan sistem mata pencaharian dari sistem berburu ke sistem pertanian menetap dengan menggunakan pemupukan dan pengairan.
Menurut Paul B. Horton dan Chester L. Hunt, teori Evolusi terdapat kelemahan yang harus diperhatikan yaitu :
a) Data yang menunjang penentuan tahapan-tahapan dalam masyarakat menjadi sebuah rangkaian tahapan seringkali tidak cermat.
b) Urut-urutan dalam tahap-tahap perkembangan tidak sepenuhnya tegas, karena ada beberapa kelompok masyarakat yang mampu melampaui tahapan tertentu dan langsung menuju pada tahap berikutnya, dengan kata lain melompati suatu tahapan. Sebaliknya, ada kelompok masyarakat yang justru berjalan mundur, tidak maju seperti yang diinginkan oleh teori ini.
c) Pandangan yang menyatakan bahwa perubahan sosial akan berakhir pada puncaknya, ketika masyarakat telah mencapai kesejahteraan dalam arti yang seluas-luasnya. Pandangan seperti ini perlu ditinjau ulang, karena apabila perubahan memang merupakan sesuatu yang konstan, ini berarti bahwa setiap urutan tahapan perubahan akan mencapai titik akhir.
Padahal perubahan merupakan sesuatu yang bersifat terus menerus sepanjang manusia melakukan interaksi dan sosialisasi.

  • Teori Konflik (Conflict Theory)
Teori ini menilai bahwa sesuatu yang konstan atau tetap adalah konflik sosial, bukan perubahan sosial. Karena perubahan hanyalah merupakan akibat dari adanya konflik tersebut. Karena konflik berlangsung terus-menerus, maka perubahan juga akan mengikutinya. Dua tokoh yang pemikirannya menjadi pedoman dalam Teori Konflik ini adalah Karl Marx dan Ralf Dahrendorf.
Secara lebih rinci, pandangan Teori Konflik lebih menitikberatkan pada hal berikut ini.

  1. Setiap masyarakat terus-menerus berubah.
  2. Setiap komponen masyarakat biasanya menunjang perubahan masyarakat.
  3. Setiap masyarakat biasanya berada dalam ketegangan dan konflik.
  4. Kestabilan sosial akan tergantung pada tekanan terhadap golongan yang satu oleh golongan yang lainnya.

  • Teori Fungsionalis (Functionalist Theory)
Konsep yang berkembang dari teori ini adalah cultural lag (kesenjangan budaya). Konsep ini mendukung Teori Fungsionalis untuk menjelaskan bahwa perubahan sosial tidak lepas dari hubungan antara unsur-unsur kebudayaan dalam masyarakat. Menurut teori ini, beberapa unsur kebudayaan bisa saja berubah dengan sangat cepat sementara unsur yang lainnya tidak dapat mengikuti kecepatan perubahan unsur tersebut. Maka, yang terjadi adalah ketertinggalan unsur yang berubah secara perlahan tersebut. Ketertinggalan ini menyebabkan kesenjangan sosial atau cultural lag .
Para penganut Teori Fungsionalis lebih menerima perubahan sosial sebagai sesuatu yang konstan dan tidak memerlukan penjelasan. Perubahan dianggap sebagai suatu hal yang mengacaukan keseimbangan masyarakat. Proses pengacauan ini berhenti pada saat perubahan itu telah diintegrasikan dalam kebudayaan. Apabila perubahan itu ternyata bermanfaat, maka perubahan itu bersifat fungsional dan akhirnya diterima oleh masyarakat, tetapi apabila terbukti disfungsional atau tidak bermanfaat, perubahan akan ditolak. Tokoh dari teori ini adalah William Ogburn.
Secara lebih ringkas, pandangan Teori Fungsionalis adalah sebagai berikut.

  1. Setiap masyarakat relatif bersifat stabil.
  2. Setiap komponen masyarakat biasanya menunjang kestabilan masyarakat.
  3. Setiap masyarakat biasanya relatif terintegrasi.
  4. Kestabilan sosial sangat tergantung pada kesepakatan bersama (konsensus) di kalangan anggota kelompok masyarakat.

  • Teori Siklis (Cyclical Theory)
Teori ini mencoba melihat bahwa suatu perubahan sosial itu tidak dapat dikendalikan sepenuhnya oleh siapapun dan oleh apapun. Karena dalam setiap masyarakat terdapat perputaran atau siklus yang harus diikutinya. Menurut teori ini kebangkitan dan kemunduran suatu kebudayaan atau kehidupan sosial merupakan hal yang wajar dan tidak dapat dihindari.
Sementara itu, beberapa bentuk Teori Siklis adalah sebagai berikut.
Teori Oswald Spengler (1880-1936)
Menurut teori ini, pertumbuhan manusia mengalami empat tahapan, yaitu anak-anak, remaja, dewasa, dan tua. Pentahapan tersebut oleh Spengler digunakan untuk menjelaskan perkembangan masyarakat, bahwa setiap peradaban besar mengalami proses kelahiran, pertumbuhan, dan keruntuhan. Proses siklus ini memakan waktu sekitar seribu tahun.
Teori Pitirim A. Sorokin (1889-1968)
Sorokin berpandangan bahwa semua peradaban besar berada dalam siklus tiga sistem kebudayaan yang berputar tanpa akhir. Siklus tiga sistem kebudayaan ini adalah kebudayaan ideasional, idealistis, dan sensasi.
1)    Kebudayaan ideasional, yaitu kebudayaan yang didasari oleh nilai-nilai dan kepercayaan terhadap kekuatan supranatural.
2)    Kebudayaan idealistis, yaitu kebudayaan di mana kepercayaan terhadap unsur adikodrati (supranatural) dan rasionalitas yang berdasarkan fakta bergabung dalam menciptakan masyarakat ideal.
3)    Kebudayaan sensasi, yaitu kebudayaan di mana sensasi merupakan tolok ukur dari kenyataan dan tujuan hidup.
Teori Arnold Toynbee (1889-1975)
Toynbee menilai bahwa peradaban besar berada dalam siklus kelahiran, pertumbuhan, keruntuhan, dan akhirnya kematian. Beberapa peradaban besar menurut Toynbee telah mengalami kepunahan kecuali peradaban Barat, yang dewasa ini beralih menuju ke tahap kepunahannya.

Model  Perubahan

  • Model Perubahan Lewin
Kurt Lewin (1951) mengembangkan model perubahan terencana yang disebut force field model yang menekankan kekuatan penekanan.
Model ini dibagi dalam 3 tahap, yang mengambil inisiatif,mengelola dan menstabilkan proses perubahan, yaitu :

  • -     Pencairan (unfreezing)
Pencarian merupakan tahap pertama yang focus pada penciptaan motivasi untuk berubah. Individu didorong untuk membantu perilaku dan sikap lama yang diinginkan organisasi.

  • Changing atau Moving
Changing atau moving merupakan tahap pembelajaran dimana karyawandiberi informasi baru, model perilaku baru atau cara baru dalam melihat sesuatu. Tujuannya adalah membantu karyawan dalam mempelajari konsep atau titik pandang baru.

  • Pembekuan kembali (Refreezing)
Refreezing merupakan tahap dimana perubahan yang terjadi distabilkan dengan membantu karyawan mengintergrasikan perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan member karyawan kesempatan untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru.

 Model Perubahan Tyagi
Tyagi (2001) beranggapan bahwa model Lewin tersebut tidak lengkap karena tidak menyangkut beberapa masalah penting. Proses perubahan tidak hanya menyangkut perilaku SDM. Beberapa komponen system dalam proses perubahan dimulai dengan :
-     Adanya kekuasaan untuk melakukan perubahan
-     Mengnal dan mengdefinisikan masalah
-     Proses penyelesaian masalah
-     Mengimplementasikan perubahan dan
-     Mengukur, mengevaluasi, dan mengontrol hasilnya

Model Perubahan Kreitner dan Kinicki
Pendekatan system Kreitner dan Kinicki merupakan kerangka kerja perubahan organisasional yang terdiri dari tiga komponen, yaitu :

  1.   Input
Merupakan masukan dan sebagai pendorong bagi terjadinya proses perubahan semua organisasional harus konsisten dengan visi dan misi. Didalamnya terkandung unsure masukan internal dan eksternal yang keduanya memiliki kekuatan, kelemahan, dan tantangan.
2. Target elements of change
Mencermikan elemen didalam organisasi yang dilakukan dalam proses perubahan. Sasaran perubahan diarahkan pada pengaturan organisasi, penetapan tujuan, factor social, metode, design kerja dan teknologi.
3. Outputs
Merupakan hasil akhir yang diinginkan dari suatu perubahan.Hasil perubahan  dapat diukur pada beberapa  tujuan  baik pada tingkat organisasional,tingkat kelompok maupun tingkat individual

Model Perubahan Burnes
Burnes (2000) mengemukakan tiga macam model perubahan organisasional,yang dikelompokkan berdasarkan frekuensi dan besaran perubahan, yaitu:

  • The increamental model of change
Model ini berpandangan bahwa perubahan merupkan suatu proses yang berlangsung secara bertahap. Perubahan dapat terjadi secara bergantian pada masing-masing bagian dalam organisasi secara terpisah.

  • The punctuated equilibirium model
Model keseimbangan terpotong terjadi bila aktivitas sehingga disebut periode equilibirium.

  • The continuous transformation model
Model transformasi berkelanjutan merupakan model perubahan yang bertujuan untuk menjaga organisasi agar tetap survive dengan mengembangkan kemampuan untuk mengubah dirinya secara berkelanjutan.

c) Pentingnya Manusia dalam Organisasi
Secara alamiah keberadaan suatu organisasi karena didalamnya tedapat manusia melakukan pernanan berbeda-beda, demikian pula karakteristik berbeda-beda pula antara satu dengan yang lainnya. Tidak ada manusia yang mempunyai persamaan dan perbedaan mutlak satu sama lain, tetapi manusia dalam organisasi seringkali diperlakukan sama. Misalnya menetapkan prosedur jam kerja, peraturan, uraian tugas dan semacamnya semuanya dalam organisasi seringkali diperlakukan sama. Manusia dalam organisasi bertindak sebagai kepala secara presentasi kegiatannya memang lebih banyak berpikir ketimbang dengan bekerja. Dengan menggunakan tangan dan kakinya, dia akan lebih banyak bekerja daripada berpikir.
        Faktor individu manusia tidak hanya terbatas pada hasil kerjaan pemikiran, tetapi juga memiliki rasa atau perasaan. Pimpinan organisasi yang baik adalah apabila memiliki kemampuan memandang ke depan dan mempersiapkan diri untuk meraihnya. Salah satu cara yang penting adalah melalui pendidikan dan pelatihan sesuai dengan jenis dan bentuk tugas setiap anggota organisasi itu. Pendidikan berorientasi kepada pembentukan dan kemahiran berkeja. Manusia dalam organisasi memiliki peranan sangat penting karena kemajuan atau kemunduran suatu organisasi sangat ditentukan oleh kualitas, kuantitas dan moralitas manusia dalam organisasi bersangkutan. Kualitas manusia menentukan mutu luaran organisasi tersebut. Kuantitas manusia menentukan kecukupan tenaga kerja yang dibutuhkan. Apabila dalam suatu organisasi manusianya tidak memiliki moralitas, ini merupakan wabah peyakit yang dapat menyerang organisasi dan akan menyebabkan organisasi tersebut sakit atau bahkan mati. Pernan manusia sebagai jiwa organisasi karena menentukan bubar tidaknya, bersekutu tidaknya manusia itu dalam melakukan kegiatan untuk kepentingan bersama. Manusia sebagai jasad organisasi, karena kuat dan lemahnya suatu organisasi ditentukan oleh manusia itu sendiri.
Roh atau jiwa maupun jasad organisasi merupakan bagian yang sangat penting untuk menentukan panjang atau pendeknya umur suatu organisasi. Sangat logis apabila dikatakan bahwa sepanjang jiwa dan dan jasad sehat sepanjang itu pula organisasi akan sehat dan kuat. Tetapi apabila jiwa atau roh dan jasad itu lemah maka sepanjang itu pula organisasi itu pula organisasi itu sakit atau lemah, apabila tidak mendapat terapi secara tepat maka tidak tertutup kemungkinan organisasi tersebut akan mati.

d) Perubahan Lingkungan dalam Organisasi
Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat berwujud perkembangan teknologi, perubahan kondisi ekonomi dan politik, perubahan kualitas dan sikap anggota, semakin pentingnya tanggung jawab sosial organisasi, dsb. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Faktor-faktor yang menimbulkan atau menyebabkan perubahan, berasal baik dari luar maupun dalam organisasi. Berbagai faktor dalam lingkungan eksternal yang menentukan kemampuan organisasi untuk menarik sumber daya : sumber daya manusia, dan bahan baku yang dibutuhkan atau untuk memproduksi dan memasarkan barang-barang atau jasa-jasanya, menjadi salah satu kelompok kekuatan penyebab perubahan. Berbagai faktor dalam lingkungan internal yang memengaruhi cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya, juga merupakan kelompok kekuatan lain yang menyebabkan timbulnya perubahan.
Pengantar Manajemen Pendidikan
Share:

Komunikasi

Definisi Konseptual

Communication is the process by which information and the meaning or significance transferred from the sender to the receiver. “Komunikasi adalah proses dimana informasi dan arti atau makna ditransfer dari sender kepada receiver”.
Communication shows the process by which information is transmitted and understood between two people or more. “Komunikasi menunjukkan proses dimana informasi dikirimkan dan di pahami diantara dua orang atau lebih”.
Jadi, komunikasi adalah pemberian informasi yang didalamnya terdapat sender dan receiver. Dan seseorang dapat saling berinteraksi baik bahasa verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.

Pembahasan

a) Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi
Di dalam komunikasi terkadang kita mengalami gangguan, sehingga komunikasi memiliki faktor-faktor yang mempengaruhi nya :
  • Latar Belakang Budaya
semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif, sehingga kebiasaan pola pikir seseorang melalui akan terbentuk melalui suatu pesan.
  • Ikatan dengan Kelompok
Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.
  • Harapan
Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

b) Proses Komunikasi
Didalam komunikasi pastinya memiliki suatu proses yang melibatkan seseorang dan kadang mengalami suatu gangguan. Inilah beberapa proses komunikasi, yaitu :
  • Sender : Seseorang yang mengirimkan pesan kepada individu lain.
  • Encoding : Menerjemahkan suatu bahasa yang ingin disampaikan agar orang tersebut dapat mengerti apa yang sedang dibicarakan.
  • Message : suatu informasi yang ingin disampaikan sender kepada receiver.
  • Channel : Saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
  • Decoding : Proses memecahkan kode agar pesan tersebut dapat diterima receiver dengan masuk akal.
  • Receiver : Orang yang menerima pesan.
  • Noise : Suatu gangguan ketika menyampaikan dan memahami pesan.
  • Feedback : Pengetahuan tentang dampak pesan yang diterima receiver, sehingga menimbulkan reaksi receiver disampaikan kepada sender.
c) Prinsip Komunikasi
Di dalam komunikasi terdapat beberapa prinsip, diantaranya :
  • Memiliki kegunaan,
  • Penuh minat terhadap materi pesan,
  • Dilengkapi dengan alat peraga
  • Menarik perhatian bagi komunikan,
  • Dilengkapi alat peraga,
  • Menguasai materi pesan,
  • Mengulangi bagian yang penting,
  • Jangan menggangap bahwa setiap orang sudah mengerti pesan yang kita berikan (perlu umpan balik).
d) Tujuan Komunikasi
Tujuan komunikasi adalah untuk membangun atau menciptakan pemahaman atau pengertian bersama.
Di dalam komunikasi kita tidak harus saling memahami, namun terkadang di dalam komunikasi terjadi beberapa perubahan diantaranya :
  • Perubahan Sikap : Suatu perubahan sikap baik positif maupun negatif setelah komunikan menerima pesan.
  • Perubahan Pendapat : Di dalam komunikasi sender dan receiver harus menciptakan pemahaman agar pendapat nya dapat disesuaikan.
  • Perubahan Perilaku : Berubahnya perilaku dari perilaku yang negatif menjadi perilaku yang positif.
  • Perubahan Sosial : Dari proses komunikasi yang efektif suatu hubungan interpersonal bisa secara tidak sengaja meningkat.
e) Manfaat Komunikasi
Terdapat 5 kategori fungsi dan manfaat komunikasi menurut Alo Liliweri, yaitu :
  • Sumber atau Pengirim, agar informasi dapat diketahui penerima(informasi / to inform). Fungsi nya untuk menyampaikan pesan (informasi) atau menyebarluaskan informasi kepada orang lain.
  • Sumber dimana untuk menyebarluaskan informasi dalam rangka mendidik penerima (pendidikan / to educate). Fungsi nya menyebarluaskan informasi yang bersifat mendidik orang lain.
  • Sumber memberikan instruksi agar dilaksanakan penerima (instruksi). Fungsi nya untuk memberikan instruksi (mewajibkan atau melarang) penerima melakukan sesuatu yang diperintahkan.
  • Sumber mempengaruhi komunikan dengan informasi yang persuasif untuk mengubah persepsi, sikap dan perilaku penerima (persuasi / to influence). Fungsinya untuk menyebarkan informasi yang dapat mempengaruhi (mengubah) sikap penerima agar dia menentukan sikap dan perilaku yang sesuai dengan kehendak pengirim.
  • Sumber menyebarluaskan informasi untuk menghibur sekaligus mempengaruhi penerima (menghibur / to entertain). Fungsinya untuk mengirimkan pesan, yang mengandung hiburan kepada penerima menikmati apa yang diinformasikan.
f) Fungsi Komunikasi
  • Kendali : komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara.
  • Motivasi : komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.
  • Pengungkapan emosional : komunikasi yang terjadi di dalam kelompok merupakan mekanisme fundamental dimana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka, oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
  • Informasi : komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).
g) Macam-Macam Komunikasi
  • Komunikasi Searah : Komunikator mengirim pesannya yang diterima oleh komunikan melalui media, namun komunikan tidak memberikan umpan balik (feedback).
  • Komunikasi Dua arah : Komunikator mengirim pesan yang diterima oleh komunikan, namun komunikan memberikan umpan balik kepada komunikator.
  • Komunikasi Berantai : Komunikator mengimkan pesan kepada komunikan kemudian disalurkan kepada komunikan kedua, dari komunikan kedua disampaikan kepada komunikan ketiga dan seterusnya.
h) Karakteristik Komunikasi
  • Komunikasi membutuhkan lebih dari dua orang yang akan menentukan tingkat hubungan dengan oranglain.
  • Komunikasi verbal dan non verbal terjadi secara simultan.
  • Dalam komunikasi seseorang akan berespon terhadap pesan yang diterima.
  • Pesan yang diterima tidak selalu diasumsikan sama antara penerima dan pengirim.
  • Pertukaran informasi dibutuhkan ilmu pengetahuan.
  • Pesan yang dikirim dan diterima dipengaruhi oleh pengalaman masa lalu, pendidikan, keyakinan dan budaya.
  • Posisi seseorang di dalam sistem sosiokultural dapat mempengaruhi proses komunikasi.
  • Komunikasi dipengaruhi oleh perasaan diri sendiri, subyek yang dikomunikasikan dan oranglain.
  • Komunikasi terjadi secara berkesinambungan dan terjadi hubungan timbal balik.
i) Bentuk-Bentuk Komunikasi
Di dalam komunikasi terdapat bentuk-bentuk, diantaranya:
  • Komunikasi Vertikal : komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.
  • Komunikasi Horizontal : Komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.
  • Komunikasi Diagonal (Silang) : seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17).
Pendapat lainnya menyebutkan, komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral (menyisi).
Dimensi vertikal dapat dibagi menjadi ke bawah dan ke atas.
  • Ke bawah : Komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah. Kegunaan dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja.
  • Ke atas : komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok atau organisasi digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan ke arah tujuan dan meneruskan masalah-masalah yang ada.
Sedangkan dimensi lateral, komunikasi yang terjadi di antara kelompok kerja yang sama, diantara anggota kelompok-kelompok kerja pada tingkat yang sama, diantara manajer-manajer pada tingkat yang sama (Robbins, 2002 : 314-315).

j) Gaya Komunikasi
Terdapat macam-macam gaya komunikasi diantaranya yaitu :
  • The Controlling Style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendali ini, ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pkikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau oneway communicators.
Pihak-pihak yang memakai Controlling Style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka.
  • The Equalitarian Style
The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tidak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja.
  • The Structuring
Gaya komunikasi yang terstruktur ini, memanfaat pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tesebut.
  • The Dynamic Style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaanya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawahi para wiranegara (salesmen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah menstimulasi atau merangsang pekerjaan/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.
  • The Relinguishing Style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima sara, pendapat ataupun gagasan orng lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengiriman pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan menguntrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengiriman pesan atau sender seadng bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
  • The Withdrawal Style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antar pribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

k) Hambatan Komunikasi
  • Filtering, menunjukkan bahwa sender secara sengaja memanipulasi informasi sehingga receiver akan melihat lebih favourable. 
  • Selective perception, receiver dalam proses komunikasi secara efektif melihat dan mendengar berdasar pada kebutuhan, pengalaman, latar belakang, dan karekteristik lainnya personal lainnya.
  • Information oveload, individu mempunyai kapasitas terbatas untuk memproses data.
  • Emotions, kita cenderung paling mengesampingkan rasionalitas kita dan proses pemikiran objektif dan mensubsitusi pertimbangan emosional.
  • Language, umur dan konteks merupakan faktor terbesar yag memengaruhi perubahan tersebut.
  • Silance, didefinisikan oleh ketiadaan informasi.
  • Communication apprehension, mengalami ketegangan yang tidak semestinya dan kegelisahan dalam komunikasi lisan, komunikasi tertulis atau keduanya.
  • Gender differences, cenderung digunakan oleh pria untuk menekan status, sedang wanita cenderung menggunakan untuk menciptakan hubungan.
  • Politically correct communication, berarti tidak ofensif di mana makna dan penyederhanaan hilang atau kebebasan berekspresi dirintangi.
  • Personal barriers, menunjukkan stiap atribut invidual yang menghindari komunikasi.
  • Physical barriers, hambatan fisik dapat berupa suara, waktu, tempat dan lainnya lagi.
  • Semantic barriers, hambatan oleh pengguna kata yang tidak jelas atau ambigu.
l) Teknik Berkomunikasi Secara Efektif
untuk menjadi komunikator atau komunikan yang baik, atasilah hambatan-hambatan komunikator tersebut. Di samping itu jadilah,
  1. pendengar yang baik,
  2. pembicara yang efektif,
  3. pembaca yang baik,
  4. penulis yang baik,
  5. pembelajar yang baik, dan
  6. pembimbing yang baik
sebagai seorang pendengar dan pembicara yang baik haruslah melakukan sebelas kaidah menjadi pendengar yang baik, yaitu :
  • lakukan lah kontak mata,
  • hindarilah untuk mengevaluasi lebih awal terhadap pembicara,
  • hindari pemberian “bumbu-bumbu” waktu pembicaraan dengan orang lain,
  • jangan mencampuri pemikiran orang lain yang sedang berbicara atau ikut melanjutkan ujung-ujung pembicaraan,
  • jangan mnghindarkan diri untuk mendengarkan si pembicara karena akan menjauhkan kertebukaan (kooperatif),
  • jangan mengiterupsi pembicaraan orang lain (berlaku sopan,)
  • hindari kecurigaan terhadap yang di bicarakan orang lain, (brsikap dan berpikir positif) ,
  • jangan perhatikan orangnya, tetapi isi pembicaraanya,
  • jangan munafik terhadap diri sendiri karena banyak pngaruhnya terhadap isi pmbicaraan,
  • dengarlah si pembicara.
  • Konsentrasilah pada lawan bicara, hindari tindakan dan pikiran lain yang mengganggu.
Pengantar Manajemen Pendidikan
Share:
Subscribe to: Posts (Atom)